Declaration of Conformity (DoC) là gì? Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp Việt Nam

Declaration of Conformity (DoC) là gì?

Declaration of Conformity (DoC) hay còn gọi là Tuyên bố Tuân thủ là một tài liệu bắt buộc trong quá trình chứng nhận CE Marking khi doanh nghiệp muốn xuất khẩu sản phẩm vào thị trường Liên minh Châu Âu (EU). Đây là một văn bản chính thức do nhà sản xuất hoặc đại diện được ủy quyền phát hành, tuyên bố rằng sản phẩm đáp ứng các quy định và tiêu chuẩn an toàn của EU.

Hiểu đơn giản, DoC là bằng chứng cam kết của doanh nghiệp rằng sản phẩm của họ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo chỉ thị (Directive) hoặc quy định (Regulation) liên quan. Việc không có DoC hợp lệ có thể dẫn đến sản phẩm bị từ chối nhập khẩu vào EU hoặc chịu các hình phạt pháp lý nghiêm ngặt.

Tại sao Declaration of Conformity (DoC) quan trọng?

1. Đáp ứng yêu cầu pháp lý của EU

Theo các quy định của EU, sản phẩm thuộc một số danh mục bắt buộc phải có chứng nhận CE và kèm theo một bản DoC hợp lệ. Điều này giúp đảm bảo sản phẩm an toàn cho người tiêu dùng và không gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường.

2. Cải thiện uy tín doanh nghiệp

Việc có một bản DoC rõ ràng, minh bạch giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế, tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.

3. Hỗ trợ kiểm soát chất lượng & trách nhiệm pháp lý

Tuyên bố DoC cũng là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp, giúp kiểm soát và duy trì chất lượng sản phẩm khi phân phối trên thị trường EU. Nếu có sự cố, nhà sản xuất có thể chứng minh rằng họ đã tuân thủ đúng quy định thông qua DoC.

4. Tránh rủi ro bị từ chối nhập khẩu

Thiếu hoặc có một bản DoC không hợp lệ có thể dẫn đến việc sản phẩm bị từ chối khi nhập cảnh vào EU. Điều này có thể gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín đối với doanh nghiệp.

Cấu trúc của một Declaration of Conformity (DoC)

Một bản DoC tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin sau:

1. Thông tin nhà sản xuất: Tên đầy đủ, địa chỉ của doanh nghiệp hoặc đại diện được ủy quyền tại EU.
2. Mô tả sản phẩm: Tên sản phẩm, mã số, phiên bản, số seri nếu có.
3. Chỉ thị & quy định áp dụng: Liệt kê các chỉ thị (Directives) và tiêu chuẩn (EN Standards) liên quan mà sản phẩm tuân thủ. Ví dụ, đối với thiết bị điện tử có thể là chỉ thị EMC 2014/30/EU và LVD 2014/35/EU.
4. Tổ chức chứng nhận (nếu có): Nếu sản phẩm thuộc các danh mục yêu cầu đánh giá của bên thứ ba (Notified Body), số chứng nhận từ tổ chức chứng nhận sẽ được liệt kê.
5. Tuyên bố trách nhiệm: Nhà sản xuất tuyên bố chịu trách nhiệm đảm bảo sản phẩm tuân thủ các tiêu chuẩn liên quan.
6. Chữ ký & thông tin người ủy quyền: Thông tin của người đại diện có thẩm quyền ký kết DoC.

Những sản phẩm nào cần phải có Declaration of Conformity (DoC)?

Không phải tất cả sản phẩm đều yêu cầu một bản DoC, nhưng phần lớn các sản phẩm có liên quan đến sức khỏe, an toàn hoặc ảnh hưởng đến môi trường đều bắt buộc phải có. Dưới đây là một số nhóm sản phẩm phổ biến yêu cầu DoC khi xuất khẩu vào EU:

• Thiết bị điện & điện tử: (Tuân theo chỉ thị LVD, EMC, RoHS)
• Máy móc công nghiệp: (Tuân theo chỉ thị Machinery Directive)
• Thiết bị y tế: (Tuân theo MDR 2017/745)
• Đồ chơi trẻ em: (Tuân theo Toy Safety Directive)
• Thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE): (Tuân theo PPE Regulation EU 2016/425)
• Vật liệu xây dựng: (Tuân theo CPR Regulation EU 305/2011)

Nếu doanh nghiệp chưa chắc chắn sản phẩm của mình có yêu cầu DoC hay không, có thể tham khảo thêm hướng dẫn từ các chuyên gia hoặc liên hệ với Văn Phòng Chứng Nhận CE Marking Việt Nam để được tư vấn chi tiết.

Quy trình lập và lưu giữ Declaration of Conformity (DoC)

1. Đánh giá sự phù hợp của sản phẩm

Doanh nghiệp phải tiến hành các thử nghiệm, đánh giá để đảm bảo sản phẩm đáp ứng tất cả các yêu cầu kỹ thuật của EU trước khi lập DoC.

2. Lập bản DoC theo mẫu tiêu chuẩn

Sau khi xác nhận sản phẩm phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng một bản DoC hoàn chỉnh, chính xác theo yêu cầu của EU.

3. Ký và lưu trữ DoC

Người có thẩm quyền trong doanh nghiệp hoặc đại diện ủy quyền cần ký tên vào bản DoC. Bản sao của DoC phải được lưu trữ trong thời gian ít nhất 10 năm ngay cả khi sản phẩm đã ngừng sản xuất. Để hiểu rõ hơn về trách nhiệm lưu trữ hồ sơ CE Marking, bạn có thể tham khảo bài viết Ai là người lưu giữ hồ sơ CE sau khi được chứng nhận?.

4. Cung cấp khi có yêu cầu

DoC phải sẵn sàng để nộp cho cơ quan thị trường tại EU khi có yêu cầu kiểm tra. Một bản in hoặc bản điện tử của DoC cũng thường phải kèm theo sản phẩm khi xuất khẩu.

Những sai lầm thường gặp khi lập Declaration of Conformity (DoC)

Một số lỗi phổ biến mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi lập DoC bao gồm:

• Thiếu hoặc sai thông tin quan trọng (Chỉ thị, tiêu chuẩn…)
• Không có chữ ký & thông tin người chịu trách nhiệm
• Sử dụng mẫu DoC không đúng định dạng tiêu chuẩn
• Không kiểm tra lại tính xác thực của DoC trước khi phát hành
• Không lưu trữ DoC đúng thời gian quy định

Để tránh các lỗi này, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn CE Marking chuyên nghiệp.

Kết luận

Declaration of Conformity (DoC) là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh rằng sản phẩm của mình đáp ứng đầy đủ các quy định của EU. Một bản DoC hợp lệ không chỉ giúp sản phẩm được nhập khẩu vào thị trường EU suôn sẻ mà còn nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường quốc tế.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu chứng nhận CE Marking hoặc cần hỗ trợ lập DoC, vui lòng liên hệ:

Văn Phòng Chứng Nhận CE Marking Việt Nam
📍 Địa chỉ: Số 1 Trần Thủ Độ, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội
🌐 Website: https://cemarking.vn
📞 Hotline/Zalo: 0904.889.859 (Ms. Hoa)

Chúng tôi cam kết giúp doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng hóa vào EU một cách thuận lợi và tuân thủ đúng các quy định CE Marking.